Otto

El 3 de septiembre de 2026 la Procuraduría General de la Nación expidió la
Resolución 254, que adopta su política de uso responsable, seguro, ético y
transparente de la inteligencia artificial. Revisamos la resolución artículo por artículo y
ajustamos Otto para que cumpla todo lo que, dentro de ella, le corresponde a la herramienta.

Estas son las exigencias y lo que hace Otto con cada una.

Seguridad adicional de Otto, más allá de la resolución

Además de lo que exige la Resolución 254, Otto tiene protecciones propias que la resolución no
pide. Las agregamos porque son ustedes, los procuradores, quienes responden por la información
que suben a la herramienta.

Lo que depende de la Procuraduría

La resolución también prevé que cada dependencia registre las herramientas de inteligencia
artificial que usa y que las de alto impacto pasen por una evaluación y una autorización
institucional (arts. 14, 15 y 17). Ese trámite lo hace la entidad, con los formatos que adopte
su Comité. Para cuando llegue ese momento tenemos listo el expediente técnico de
Otto, con la información que la Procuraduría necesita para evaluarlo: funcionamiento,
datos, riesgos y controles, indicadores, manejo de incidentes y plan de retiro.

Si tienes preguntas sobre cómo Otto trata la información, escríbenos a
soporte@craftos.dev o lee la política
de datos.

Para analizar un expediente, Otto se apoya en un modelo de inteligencia artificial
externo. Con el modo reservado sumamos una capa más de protección: los
nombres, cédulas, correos, teléfonos y direcciones de las partes se reemplazan en nuestro
servidor antes de enviar el texto, y la inteligencia artificial hace su
trabajo sin conocerlos.

Cómo funciona

• Cada dato personal se cambia por una etiqueta: el convocante pasa a ser
  [PERSONA_1], su cédula [CEDULA_1]. El mismo dato recibe siempre la
  misma etiqueta, así que el análisis puede seguir comprobando, por ejemplo, que la cédula
  del poder coincide con la del formulario.
• Cuando llega la respuesta, el sistema pone de nuevo los datos reales en su lugar. Ese
  paso lo hace el propio programa, con reglas fijas: ninguna inteligencia
  artificial ve ni decide sobre el dato.
• La tabla que une cada etiqueta con su dato real existe solo mientras corre el análisis y
  se borra al terminar. No se guarda en ningún archivo ni base de datos.

Tú no notas ninguna diferencia: la verificación de requisitos, los autos, el guion y el
acta salen con los nombres reales, como siempre. Lo que no se toca son las entidades, las
fechas, los montos y los radicados, porque el análisis jurídico los necesita.

Dónde aplica

• La verificación de requisitos.
• La lectura de los documentos que allega la convocada para preparar la audiencia (actas del comité, poderes).
• La redacción de los autos, el guion y el acta de audiencia.

En este modo los PDF se envían como texto, no como imagen de la página (en la imagen se
leería el nombre igual). Las páginas que no tienen texto legible, como algunos anexos
escaneados, no se envían, y el análisis lo sabe.

Mientras Otto procesa, verás un aviso con un candado debajo del indicador de espera: es este proceso, protegiendo los datos antes de que salgan hacia la inteligencia artificial.

Cuando llega una solicitud sobre un asunto que ya fue tramitado antes, el
artículo 103 de la Ley 2220 de 2022 obliga a rechazarla de plano: cuando ya se admitió una
demanda por los mismos hechos y pretensiones, o cuando por esos mismos hechos y pretensiones
ya se surtió una conciliación extrajudicial. Son causales objetivas, sin término para
subsanar.

La aplicación ahora hace dos cosas con eso.

Primero, lo busca. En la verificación de requisitos aparece un
requisito especial nuevo (artículo 103), al lado del de asunto conciliable.
Queda en cumple cuando no hay rastro de un trámite anterior, y en no cumple
cuando sí lo hay. Cuando lo encuentra, cita la frase exacta del expediente
que lo revela y dice en qué documento aparece. Además, al terminar el análisis consulta sola
la base nacional de procesos de la Rama Judicial, buscando por los apellidos
de los convocantes, del apoderado y de la persona afectada; nunca por el nombre de las
entidades, que aparecen en decenas de miles de procesos.

Segundo, lo redacta. En «Redacción del auto» hay una cuarta pestaña,
Rechazo de plano, con los tres modelos que corresponden: por demanda
admitida, por conciliación anterior, o por las dos causales a la vez. Llega con los datos ya
escritos —lo hallado en el expediente y lo que devolvió la consulta— y con la causal
preseleccionada. Tú revisas y corriges; no transcribes.

Dos advertencias que conviene tener claras, porque la aplicación también las muestra en
pantalla:

• Es un indicio, no una decisión. El resultado se presenta con la
  evidencia y el enlace a cada proceso encontrado, para que usted verifique antes de
  rechazar. La aplicación nunca rechaza nada por su cuenta.
• No se consulta el SIM de la Procuraduría, que es donde estarían las
  conciliaciones anteriores. Esa verificación sigue siendo suya. Que la aplicación no
  encuentre nada no prueba que no exista un trámite anterior, y el informe lo dice con esas
  palabras cada vez.

La consulta de procesos de la Rama Judicial se cae con frecuencia; cuando no responda, el
informe lo indicará en lugar de guardar silencio.

Dos correcciones a partir de lo que reportaron los procuradores que están usando la
aplicación.

Las pretensiones vuelven a ir separadas. En los documentos generados, la
lista de pretensiones salía sin espacio entre una y otra, mientras que el formato oficial deja
una línea en blanco. Ya quedó corregido en todos los modelos que las transcriben: las
constancias, las actas de audiencia, el guion y los autos de asunto no conciliable.

Las constancias generadas quedan guardadas en su caso. Se estaban
guardando bien, pero la sección no las mostraba al reabrir el expediente. Ahora aparecen
todas las del caso, cada una identificada con el supuesto por el que se expidió.

La aplicación ahora redacta la constancia de ley, el documento del
artículo 105 de la Ley 2220 de 2022 que acredita ante el juez que el requisito de
procedibilidad quedó agotado. Tiene su propia sección en el menú, al final del recorrido
del caso.

Están los tres supuestos que prevé la norma, cada uno con su modelo:

• cuando la audiencia se celebró y no hubo acuerdo;
• cuando una de las partes no compareció;
• cuando el asunto no era conciliable.

No hay que volver a escribir nada del expediente: la constancia toma el encabezado del
auto admisorio de ese mismo caso y las pretensiones de la verificación de requisitos,
palabra por palabra. Solo se digitan tres datos que son propios del despacho: el número de
la constancia, la fecha de expedición y la ciudad.

Las constancias que generes quedan guardadas dentro de su caso, cada una
identificada con el supuesto por el que se expidió, para que al reabrir el expediente las
encuentres donde las dejaste.

Y cuando redactes un auto que declara el asunto no conciliable, la
aplicación te recuerda que el paso siguiente es expedir la constancia y te lleva a ella con
el supuesto ya seleccionado.

Como los expedientes que se cargan a Otto contienen nombres y apellidos, cédulas, tarjetas
profesionales, carnés y —en buena parte de los casos— datos sensibles de salud, agregamos una
forma directa de eliminarlos del servidor cuando ya no los necesites.

Tú y tu entidad son los responsables del tratamiento de esos datos. Nosotros, que los
procesamos por cuenta tuya para producir el resultado, actuamos como encargados: nos corresponde
garantizar la seguridad y la confidencialidad de los registros, y suprimirlos cuando lo pidas.
Este botón es lo que hace exigible esa última parte.

Qué hace el botón

Está al final de la aplicación, en la sección Privacidad y datos, como
Eliminar mis archivos y datos. Ir directamente al botón.

Antes de borrar nada te muestra cuántos archivos hay, cuánto ocupan y cuántos análisis tienes
en el historial, y te pide escribir la palabra ELIMINAR. Al confirmar se borra del servidor:

• los documentos que subiste: solicitudes, anexos y documentos de la convocada;
• los documentos que la aplicación generó: autos, actas y guiones de audiencia;
• el historial de análisis, que conserva el texto del caso y no solo el resultado.

El borrado es directo e irreversible: no va a una papelera y no queda copia. Tu saldo de
ejecuciones no se toca.

Cuándo usarlo

Eso lo decides tú. Mientras conserves los archivos puedes volver sobre un caso y seleccionarlo
en el historial; cuando ya no lo necesites, se elimina en un clic.

La aplicación ahora redacta el acta de audiencia, el documento que deja
constancia formal de lo ocurrido en la diligencia.

Para generarla hacen falta dos cosas:

• el expediente que ya tienes cargado;
• lo que registres del desarrollo de la audiencia: quiénes asistieron, qué se
  propuso y en qué terminó.

Con eso arma el acta completa: identificación de las partes y sus apoderados, constancia de la
instalación, desarrollo de la diligencia y la constancia final según el resultado, sea acuerdo,
acuerdo parcial, falta de ánimo conciliatorio o inasistencia.

Junto con el guion, el mismo expediente que subiste para revisar requisitos ya te sirve para
llegar a la audiencia y para salir de ella con el acta redactada.

La aplicación ahora redacta el guion de audiencia: el documento que el
procurador lee durante la diligencia y que le marca el orden de la audiencia, los datos de las
partes y la información general del caso que necesita tener a la mano en tiempo real.

Para generarlo solo hacen falta dos cosas:

• cargar los documentos allegados por la convocada;
• indicar los datos de la audiencia.

Con eso la aplicación arma el guion completo, listo para imprimir o seguir desde la pantalla.
No hay que volver a transcribir los nombres de las partes, los números de identificación ni los
antecedentes del expediente: se toman de los documentos que ya cargaste.